Så får du ut det mesta av din konferens

Om du och ditt företag står inför att arrangera en konferens skall det högsta fokuset ligga på att göra upplevelsen så trevlig som möjlig för publiken. Det finns många sätt att organisera en företagskonferens på och det går alltid att göra förbättringar. Här skall vi försöka ge dig den bästa inspirationen och de främsta råden för att du skall kunna skapa det perfekta evenemanget för just din publik. Vi vill inget annat än att du ska få ut det mesta av din konferens – och den högsta möjliga återbäringen på en bra investering.

Tydlig kommunikation

Med undantaget att få din mejl svartlistad för spam, är för mycket kommunikation med dina evenemangsdeltagare nästan omöjligt. Ju mer information du delar med dig av och ju lättare det är att hitta just ditt företag, desto bekvämare kommer det att bli för konferensdeltagarna.

Logistik

Många konferensanordnare är inte tillräckligt noga och tydliga med detaljerna kring ”när, var och hur” för evenemanget. Informationen borde rimligen finnas på fram- och mittsidan av landsidan av evenemangssajten. Alltför ofta är den dock dold under en eller flera menyer. Skapa gärna en tydlig banner som du sätter i sidhuvudet på hemsidan – tydligare än så kan du inte vara.

Transport

transport med bussEn annan viktig informationsbit som inte bör vara svår för deltagarna att upptäcka är hur de tar sig till evenemangslokalerna. Ha alltid tydliga länkar utplacerade på hemsidan med beskrivningar som anger hur man tar sig till de närmsta flygplatserna, tågstationerna och städerna. Vissa evenemang bifogar till och med en ”how-to-guide” eller en egen wiki-sida för att deltagarna skall kunna koordinera sina transportsätt. Som arrangör är det du som skall facilitera för detta på bästa möjliga sätt.

Mejl

När konferensen väl drar igång, ska du förbereda utskick av dagliga email som summerar planerna för den enskilda dagen (eller dagarna) som konferensen hålls. Här måste det anges vilka som är huvudföreläsare, vilka sociala evenemang som finns, måltider, höjdpunkter med mera. Även dagliga väderrapporter kan hjälpa evenemangsdeltagarna att vara förberedda när de når evenemanget.

Kontakt med arrangören

Varje mejl och all annan kommunikation från konferensarrangören måste innehålla var och hur deltagarna kan ställa frågor eller göra felrapporteringar kring evenemanget. Deltagare kommer att ha många frågor och om du inte är tydlig att ange var de kan ställa frågorna kan du räkna med många irriterade röster på publika forum. Oavsett vem deltagaren tar kontakt med bör du utnämna någon som svarar på frågor snabbt och klart, speciellt under konferensens gång.

Vanliga frågor (FAQ)

Du kommer ofta att se att samma typ av frågor dyker upp med jämna mellanrum. Detta är knappast något ovanligt fenomen. Sedan länge har de flesta webbplatser en sektion som kallas för ”Vanliga frågor” eller ”FAQ” (Frequently Asked Questions). Ditt företag måste ha en sådan sektion och du måste veta ungefär vilka frågor som är mest frekventa. Sektionen kan inkludera följande frågor:

  • Finns det en parkering i närheten av konferensen?
  • Kommer en del av föreläsningarna att spelas in? Om så är fallet, när och var kommer de finnas tillgängliga?
  • Finns det Wifi och vad är lösenordet?